Práctica piloto · Módulo 6

Calendarios y CRM — casos reales y práctica gratuita

Documento interno de preparación: casos reales que sustentan el Módulo 6 y una práctica guiada para construir y probar tú mismo un flujo de agendamiento con CRM deduplicado usando Cal.com, n8n y Airtable, sin pagar nada, antes de publicarlo a los alumnos.

Nota de activación

Documento independiente del contenido "cerrado" del módulo (modulo-06-calendarios-crm.md). Pensado para publicarse/programarse más adelante vía la tabla avisos de Supabase (columnas visible_from / visible_until, ya creadas en curso/supabase/schema.sql) — por ejemplo, liberarlo solo el día que el alumno llega al mini-proyecto del Módulo 6.

Casos reales

Bot de agendamiento con SMS para negocios de reparación (Twilio + Cal.com + n8n) — GrowwStacks

Un flujo n8n conecta un agente de IA con Cal.com para reparación de PCs/portátiles: el agente consulta franjas disponibles, confirma la reserva y dispara recordatorios por SMS vía Twilio, guardando cada lead en Airtable. Resultado: 50% de tasa de reserva sobre los leads atendidos y 95% de las interacciones automatizadas sin intervención humana.

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Sistema de agendamiento y gestión de calendario inteligente — GrowwStacks

Flujo n8n que enruta leads al calendario correcto según su puntuación y tipo de cliente, integrando Cal.com para las franjas y Google Sheets como registro. Cada consulta se asigna al miembro del equipo más cualificado automáticamente, cerrando el ciclo completo desde el enrutado del lead hasta el recordatorio de la cita.

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Por qué automatizar el post-reserva — Hack'celeration

Análisis técnico de la integración Cal.com + n8n: sin automatizar, cada reserva exige actualizar el CRM a mano, enviar el email de seguimiento y anotar los no-shows en una hoja de cálculo aparte. Cifra de referencia: un usuario típico ahorra 3-5 horas semanales solo con automatizar el flujo posterior a la reserva (confirmación → CRM → recordatorio), el mismo tramo que cubre el mini-proyecto de este módulo.

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Objetivo de la práctica

Construir y probar tú mismo (antes de publicarlo a alumnos) el flujo completo de agendamiento con CRM deduplicado que describe el módulo: webhook → comprobar disponibilidad → crear evento → confirmar, usando Cal.com + n8n + Airtable, sin pagar nada — la misma combinación que recomienda el propio mini-proyecto del módulo para bajo volumen.

Se eligió esta combinación (y no Google Calendar directo ni Calendly) porque Cal.com tiene una API abierta pensada para que un agente reserve dentro de la propia conversación, mientras que Calendly, como señala la lección, no está pensado para flujos dirigidos por un agente. HubSpot/Pipedrive quedan fuera de esta práctica piloto: son la opción de CRM para volumen medio/alto, no la de arranque gratuito.

Práctica guiada paso a paso

  1. Crear cuenta en Cal.com. Regístrate en cal.com (plan Individual, gratis) y crea un tipo de evento ("Consulta 15 min") con tu disponibilidad real.
  2. Levantar un n8n gratuito. Usa el trial en la nube de n8n (14 días, sin tarjeta) o self-hosted local (npx n8n) — cualquiera de las dos opciones vale para esta práctica.
  3. Crear la base Airtable. Una tabla "Leads" con columnas telefono (clave de deduplicación), nombre, estado_reserva, fecha_cita. Genera una API key gratuita de Airtable para conectarla a n8n.
  4. Nodo webhook de entrada. En n8n, crea un webhook que simule el mensaje del agente de WhatsApp/voz pidiendo cita (puedes probarlo a mano con un POST desde Postman/Insomnia o el propio panel de test de n8n).
  5. Nodo de comprobar disponibilidad. Conecta el nodo de Cal.com (o una llamada HTTP a su API) para consultar las franjas libres del tipo de evento creado en el paso 1.
  6. Nodo de deduplicación. Antes de crear el lead en Airtable, busca por telefono: si ya existe, actualiza el registro existente en vez de crear uno nuevo — esta es la regla del módulo ("siempre comprobar por teléfono antes de crear un lead nuevo").
  7. Nodo de crear evento + confirmar. Si la franja sigue libre, crea la reserva en Cal.com, actualiza estado_reserva en Airtable a "confirmada" y guarda fecha_cita.
  8. Recordatorios. Añade (o simula con un nodo de espera + log) los dos recordatorios que pide el módulo: 24h antes y 1h antes de la cita.
  9. Ejecuta las 4 pruebas de la sección "Probar antes de lanzar" del módulo y documenta qué pasó en cada una:
    • Condición de carrera: dispara dos reservas casi simultáneas para la misma franja — confirma que la segunda es rechazada, no que se crean dos citas en el mismo hueco.
    • Contacto existente por otro canal: simula un lead con el mismo teléfono que ya tenías en Airtable de una prueba anterior — confirma que se actualiza, no se duplica.
    • Cancelación libera la franja: cancela una cita creada y confirma que la franja vuelve a aparecer como disponible en el siguiente chequeo.
    • Fallo de conexión con el calendario: desactiva temporalmente las credenciales de Cal.com en n8n y comprueba que el flujo falla de forma visible (log de error, no un "cita confirmada" falso).
  10. Reservar una cita real de prueba. Ejecuta el flujo de punta a punta y deja al menos una cita real creada en tu propio Cal.com, con su lead correspondiente en Airtable.

Checklist de validación

  • El flujo n8n completo (webhook → disponibilidad → dedup → crear evento → confirmar) se ejecuta sin intervención manual.
  • La deduplicación por teléfono funciona: un lead repetido actualiza, no duplica.
  • Existe al menos una cita real reservada en Cal.com con su lead correspondiente en Airtable.
  • Un segundo intento de reserva sobre la misma franja queda documentado como rechazado (captura de pantalla).
  • Las 4 pruebas de "romper el flujo" están documentadas con lo que pasó en cada una.
  • Los recordatorios de 24h/1h están configurados o simulados con un nodo de espera.

Coste y límites del tier gratuito

  • Cal.com (plan Individual): gratis indefinidamente para un solo calendario/usuario — suficiente para esta práctica, pero sin los tipos de evento en equipo que necesitaría un negocio con varios agentes atendiendo.
  • n8n (trial cloud o self-hosted): el trial cloud caduca a los 14 días; self-hosted es gratis sin límite de tiempo pero requiere tener Node.js o Docker instalado localmente — ninguna opción es "productiva" para un cliente real sin pasar a un plan de pago o una instancia propia gestionada.
  • Airtable (free): hasta 1.000 registros por base — de sobra para probar el flujo, corto para operar un negocio real con volumen de leads mensual alto.
  • Pasar a producción real con varios agentes de reserva simultáneos y volumen medio/alto de leads requiere moverse a HubSpot o Pipedrive como CRM (según señala el propio módulo), fuera del alcance de esta práctica piloto.